Politica de Tratamiento de Datos Personales


POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


CALDAS MOTOR S.A. concesionario para Risaralda y Norte del Valle de la marca Renault, en adelante CALDAS MOTOR S.A., con domicilio en la ciudad de Pereira, identificada con el NIT 890.800.100 -0, como responsable del tratamiento de datos personales, y dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y las normas que la modifiquen, adicionen o complementen, en adelante la Ley, tomando en consideración a los titulares de los datos personales e información contenidos en sus bases de datos, se permite comunicar las siguientes políticas  para el tratamiento de datos personales. 
En estas políticas usted encontrará los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales, los medios por los cuales CALDAS MOTOR S.A. efectúa su recolección, los mecanismos de seguridad dispuestos por la compañía para  garantizar  la privacidad y y protección de los datos personales, los mecanismos dispuestos por CALDAS MOTOR S.A. para la atención de peticiones, consultas y reclamos, el tratamiento al cual podrán ser sometidos los datos personales y la finalidad de dicho tratamiento, entre otras.


Marco legal
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto Reglamentario 1727 de 2009 
Decreto Reglamentario 2952 de 2010
Decreto Reglamentario 1377 de 2013
Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008 y C - 748 del 2011


Definiciones


De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación integral.
1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales; 
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; CALDAS MOTOR S.A. en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus trabajadores, a los cuales le resulta aplicable las disposiciones prevista por la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2012, y en consecuencia la presente política.
5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
11. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Principios para el Tratamiento de datos personales


a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima  de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento  o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnica, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.


Finalidad del tratamiento de los datos personales 

Los datos personales proporcionados serán objeto de tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y/o transmisión) para la finalidad específica para la que fueron suministrados, en especial para:
- Actividades de mercadeo y publicidad incluyendo prospección comercial y creación de perfiles de clientes así como envío a través de medios impresos, audiovisuales, correo electrónico y mensajes de datos con información acerca de los productos comercializados por CALDAS MOTOR, servicios, promociones, eventos, premios, alianzas y ofertas;
- Contactar a los clientes de la marca Renault con el fin de evaluar la calidad de los productos Renault o de aquellos comercializados en sus salas de ventas y/o talleres autorizados Renault y de los servicios ofrecidos por el concesionarios en sus salas de ventas y talleres autorizados Renault.
-  Informar de manera oportuna a los clientes o seguidores de la marca Renault en Risaralda y Norte del Valle, de los beneficios a los que pueden acceder, mediante las diferentes actividades y promociones desplegadas por CALDAS MOTOR en sus salas de ventas y/o talleres autorizados Renault. 
-  Envío de información a Renault, en particular su representante en la república de Colombia la SOCIEDAD DE FABRICACION DE AUTOMOTORES S.A. SOFASA S.A. y la red de concesionarios y talleres autorizados Renault;
-  Consulta y reporte a centrales de riesgo crediticio previa autorización del titular de la información para el efecto

- Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con colaboradores, contratistas o proveedores que CALDAS MOTOR pueda tener, que deban tener conocimiento de los datos para la adecuada prestación de los servicios;
-  Actividades relativas a la selección de personal, estudio de hojas de vida, verificación de datos suministrados por el candidato, aplicación de test y pruebas sicotécnicas;
-  Actividades de trabajo y bienestar social con los funcionarios;
-  Atender y dar trámite a las quejas formuladas por los clientes actuales o potenciales;
-  Actividades como la gestión contable y financiera en cuanto a los proveedores titulares de información;

- Transferir la información a terceros, a través de los convenios con entidades para el otorgamiento de descuentos, créditos, productos o servicios.


Cuál es la fuente de los datos recolectados por CALDAS MOTOR


La única fuente de recolección de los datos personales que CALDAS MOTOR tiene en sus bases de datos, es el titular de los mismos.


A través de que medio se recolectan los datos


Los datos personales son suministrados por sus titulares a través de:
 Las salas de ventas y talleres autorizados Renault o mediante el diligenciamiento del formulario contáctenos de la página www.caldasmotorpereira.com.co
 Mediante la llamada realizada por el titular de los datos personales a la línea de atención al Cliente
 Mediante llamada realizada por parte de la línea de atención al cliente a quienes aparecen en las bases responsable
 Cuando los titulares de los datos personales envíen un correo electrónico a la dirección directorpv@caldasmotorpereira.com.co
 Mediante la inscripción realizada por el titular de los datos personales a la Comunidad My Renault
 Cuando los datos personales son otorgados por sus titulares durante la realización de eventos y patrocinios oficiales de la marca Renault.
En general, la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, grabaciones de voz, Internet, Sitios Web, buzón de sugerencias, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, u otro mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
Mecanismos de seguridad dispuestos por CALDAS MOTOR para la protección de los datos personales CALDAS MOTOR mantiene custodia sobre los datos personales e información recolectada de los titulares y el acceso a estos se encuentra restringido, el tratamiento de los datos personales se limita a dar cumplimiento a la finalidad comercial de la Compañía, así como garantizar la correcta prestación de sus servicios.

Medios de contacto


CALDAS MOTOR S.A. podrá contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, telefónicos, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstas en la presente  política. En ningún caso CALDAS MOTOR enajenará o entregará ésta información a un tercero a menos que resulte  necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los casos  que  sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior. CALDAS MOTOR podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos personales.
Obligaciones del responsable del tratamiento. 
CALDAS MOTOR como responsable del Tratamiento deberá cumplir con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley  1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad: 
 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
 Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
 Rectificar la información cuando sea incorrecta;
 Exigir a terceros con quienes puede compartir la información respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
 Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
 Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos al menos una vez al mes de forma gratuita;
 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; 

 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


Derechos del titular 


Los derechos que le asisten al titular de los datos personales suministrados son:

 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales 
 Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo las excepciones previstas en la ley 1581 de 2012.
 Ser informado respecto del uso dado a sus datos personales.
 Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto a la LEY.
 Revocar la autorización otorgada y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 
Esta revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o la Constitución.


Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización
Nombre:     CALDAS MOTOR S.A 
NIT:    890.800.100-0
Domicilio:    Pereira
Zonas de atención:    Risaralda y Norte del Valle
Área Responsable:    Área de Postventa 
Dirección Física:    Av. Belalcazar No. 16-31, Pereira, Risaralda.
Dirección electrónica:    directorpv@caldasmotorpereira.com.co
Teléfono de contacto:    3255000 ext. 214 - 122
Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

CALDAS MOTOR ha dispuesto el correo  electrónico directorpv@caldasmotorpereira.com.co para la recepción y atención de consultas o reclamos formulados por los titulares de los datos personales o sus causahabientes. Además, los  titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán dirigir comunicaciones escritas a la Av. Belalcazar No. 16-31 Pereira, Risaralda.


Procedimiento para resolver las Consultas
Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en la base de datos. La compañía deberá suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se podrá formular por escrito, por correo electrónico o por cualquier  medio, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


Procedimiento para resolver Reclamos.
El Titular que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos para la compañía, podrá presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1.  El reclamo se formulará mediante solicitud que contendrá como mínimo: 
-  la identificación del Titular
-  la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
-  la dirección, teléfono y correo electrónico
-  deberá estar acompañando de los documentos que se quieran hacer valer. 
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. 
3. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
5. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
6. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. 
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
7. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


Datos sensibles. 


Para los propósitos de la ley de protección de datos, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
CALDAS MOTOR en general no realiza el tratamiento de este tipo de información, sin embargo en caso de ser requerido  podrá realizar el tratamiento de datos de este tipo única y exclusivamente cuando medie autorización previa y expresa de su Titular.
Para el tratamiento de datos sensibles deberá: a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. b) Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. c) No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles a menos que resulten absolutamente necesarios para la actividad correspondiente.


Derechos de los niños, niñas y adolescentes 


Dada la actividad desarrollada por CALDAS MOTOR S.A., en general no resulta habitual el tratamiento de este tipo de datos dentro de su operación cotidiana, no obstante podrá realizar el tratamiento de datos de este tipo. En caso de ser necesario contará con las autorizaciones correspondientes emitidas por sus representantes legales o acudientes y sólo se hará siempre  y cuando medie autorización expresa por parte del  representante legal del menor, asegurando el respeto de sus derechos fundamentales y respondiendo por su interés superior.


Tratamiento de Información de Terceros. 
La información recibida por CALDAS MOTOR S.A. a través de fuentes como aliados comerciales y terceros en general será recolectada teniendo en cuenta la Ley 1581 de 2012 y demás normas que reglamentan esta materia.  Así mismo, el uso dado a esta información estará dentro de las finalidades autorizadas por sus titulares y la actividad propia del responsable.
Si un tercero proporciona a CALDAS MOTOR S.A. o sus proveedores de servicios, información personal relativa a otras personas, ese tercero declara que tiene la autoridad de hacerlo y permite utilizar la información de conformidad con esta Política de Privacidad.


Vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.


La política rige a partir del día 26 de julio de 2013, sin embargo CALDAS MOTOR S.A. se reserva el derecho a efectuar modificaciones de las mismas, las cuales serán oportunamente comunicadas por este medio a los titulares de los datos personales.
CALDAS MOTOR solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justifican su tratamiento, teniendo en cuenta  lo  anterior,  se fija como periodo de la vigencia de las bases de datos la duración de la sociedad (información que se encuentra registrada en la  Cámara de Comercio de Pereira) o cuando el titular solicite la revocación o supresión de sus datos. CALDAS MOTOR S.A. publicará en su sitio web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información en los establecimientos de comercio de la sociedad, y se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política.


Normatividad vigente 
Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen.